Como Conseguir Melhores Resultados Com Administração de Imóveis

Tempo de leitura: 11 minutos

O setor de locação de imóveis sempre foi visto como o “patinho feio” do mercado imobiliário. Por isso, muitas imobiliárias optam por não trabalhar com locação e se trabalham não dão a devida atenção a este setor. Alguns dos motivos são:

  • É problemático
  • Toma muito tempo
  • Comissão pequena, se comparado a venda
  • Processo complexo
  • Requer bastante conhecimento

No entanto, com a queda do mercado de venda de lançamentos e de avulsos, a maioria das imobiliárias que sobreviveram à crise foram exatamente as que tinham uma sólida carteira e sabiam trabalhar com administração de imóveis de locação. Já as que não possuíam este foco, certamente abriram os olhos e começaram a se movimentar para essa atividade.

Administrar imóveis é para profissionais

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Devido às dificuldades citadas acima, podemos perceber que administrar imóveis com excelência é assunto para profissionais e não para amadores. Digo isso porque é uma atividade extremamente complexa, que exige muito conhecimento e gestão de informações para que não acabe se perdendo no processo e ficando maluco.

O profissional que se aventura a trabalhar com aluguel deve estar disposto e ciente de que vai lidar com problemas todos os dias. Afinal, essa é a principal razão pela qual o proprietário paga a imobiliária para cuidar do seu imóvel. Se fosse fácil provavelmente não haveria imobiliárias para administrar locações de imóveis.

Então, aqui vão algumas dicas:

  • Agradeça todos os dias por esses problemas existirem. Se não fosse por eles, seu cliente não precisaria de você.
  • Saiba como lidar com esses problemas.
  • Reúna uma equipe com atitude e proatividade, independente de serem duas ou quinze pessoas.
  • Tenha um processo de trabalho organizado para dar conta do crescimento.
  • Seja paciente, pois locação de imóveis traz retorno a longo prazo. O que vale a pena é o somatório das comissões (volume) e a recorrência.

Esta imagem ilustra muito bem como as pessoas de fora pensam que é administrar um imóvel e como realmente é. Só quem vive o mundo da locação sabe o quanto é difícil e complexo.

EXPECTATIVA

Organização do processo

Fazendo um estudo em diversas imobiliárias, dos mais variados tamanhos e lugares do Brasil, percebeu-se que todas elas possuem um padrão muito semelhante para trabalhar com locação de imóveis. Tal padrão é dividido em duas fases:

1ª Fase: Comercial (Intermediação da locação)

Nesta primeira etapa, que é a parte comercial, concentram-se atividades com vocação estritamente comercial, como:

  • Captação de imóveis conciliando quantidade (volume) e qualidade;
  • Divulgação dos imóveis no site, portais, placas e demais meios utilizados pela imobiliária;
  • Realizar atendimentos por telefone, e-mail, chat on-line ou presencial, mostrando os imóveis disponíveis a partir do perfil do cliente;
  • Agendar empréstimo de chave ou visitas com clientes aos imóveis selecionados e, após as visitas, colher o parecer deles;
  • Negociar propostas;
  • Entender o retorno do cliente e passar o feedback ao proprietário do imóvel;
  • Recolher a documentação necessária do cliente e realizar a análise cadastral;
  • Assinatura do contrato de locação e vistoria (Fechamento do negócio).

Percebam que a “coluna vertebral” desta etapa nada mais é do que um Funil de Vendas. Ou seja, a parte comercial termina ao alugar o imóvel e assinar o contrato. Todo esse processo é bastante semelhante ao da própria venda, com a diferença de que aqui começa a administração de imóveis:

Veja também Funil de vendas no mercado imobiliário: por que você deve começar a usar agora mesmo.

2ª Fase: Administração do contrato

Com o contrato de locação devidamente assinado mergulhamos na segunda parte, que é a administração dos contratos. Nesta fase concentram-se atividades com vocação mais administrativas, como:

  • Emissão de recibos ou boletos;
  • Cobrança de aluguel;
  • Cálculos de IRRF;
  • Acompanhamento de encargos da locação (agua, luz, condomínio, IPTU, etc);
  • Repasse do aluguel;
  • Seguro Incêndio;
  • Gestão das Garantias Locatícias;
  • Resolver reclamações e problemas no imóvel;
  • Emissão de notas fiscais;
  • DIMOB;
  • Declaração de Rendimentos;
  • Reajustes;
  • Renovações;
  • Rescisões;
  • Entre outros;

Enfim, com a lista acima dá pra ver o tamanho do trabalho que é a administração de um imóvel. São muitas atividades e sem a utilização de um sistema fica muito difícil administrar com qualidade e eficiência todo esse leque de variáveis. Além disso, há um entendimento muito perigoso de que a imobiliária deve ficar atenta somente a sua comissão ou taxa de administração. Esse é um erro que pode ser fatal no seu negócio e que se inobservado, é capaz de te levar a falência.

ICEBERG

Administração financeira

Muito mais do que somente o aluguel e sua taxa de administração, você deve ficar atento a todas as contas que passam pela sua imobiliária. A falta de organização e eficiência na administração podem lhe causar dores de cabeça e até grandes prejuízos. Por isso, trazemos dois motivos especiais para te convencer a olhar com mais cuidado para esta questão:

Motivo 1: Você pode estar pagando contas para clientes

Tenho certeza que você não quer pagar a conta de ninguém, mas sabemos que muitas vezes isso é inevitável e até inerente a atividade de administração de imóveis. É comum uma imobiliária pagar uma determinada conta para o locador e descontar do aluguel.

Mas a pergunta é: Você tem certeza de que toda conta que você paga pra ele é descontada?

Talvez uma parcela de IPTU ou condomínio que você paga e seu funcionário “esquece” de descontar vai lhe fazer trabalhar “de graça” neste contrato para pagar o prejuízo. Falo isso porque se ocorre esse tipo de erro, ele se torna um prejuízo para a imobiliária e dificilmente será percebido no meio de tantas contas.

Motivo 2: Você administra 100% e muito mais

Inicialmente pode parecer estranho, mas funciona como se fosse um iceberg. A sua taxa de administração (10% em média) é o seu faturamento, mas os outros 90% também passam pela sua conta ou pelo seu caixa. Portanto, a atenção não precisa ser redobrada e sim multiplicada por 10 já que, além do seu dinheiro, você também cuida do dinheiro do seu cliente. Então, fique muito atento a todo volume de dinheiro que passa dentro da sua imobiliária. Não caia na ilusão de que você está com muito dinheiro na conta pois, teoricamente, a parte da imobiliária são os 10%. Os outros 90% são de seus clientes e devem ser repassados.

Pescar em aquário

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Comece a quebrar preconceitos e não enxergue mais a locação como patinho feio da história, mas sim como um porto seguro do seu negócio. Além de lhe dar segurança, a locação pode garantir o pagamento das suas despesas e até se tornar extremamente lucrativo. Já parou para pensar na quantidade de clientes que orbita uma imobiliária que trabalha com locação?

  • Locatários
  • Locadores
  • Fiadores

Por que não vender imóveis pra eles também? Dessa forma, você vai conseguir fidelizar e atender cada vez melhor sua carteira de clientes, além de aumentar o seu faturamento. Não estamos dizendo que é fácil, mas se tem uma palavra que vai te ajudar muito a enfrentar todos os problemas da administração de imóveis é: organização.

Conseguindo organizar suas informações e processos, certamente você vai se dar bem e será um grande administrador de imóveis.

Você também pode gostar de “Como transformar fiadores em clientes.”

Como um sistema de administração de imóveis de locação pode ajudar sua imobiliária

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A tecnologia existe para facilitar nosso dia a dia, nos auxiliando em diversos tipos de tarefas. Como já mencionamos, administrar contratos de locação exige esforço e organização, o que toma grande parte do tempo. Por isso, utilizar um sistema é a maneira mais ágil e segura de gerenciar este setor em sua imobiliária. Através dele, você pode:

  • Automatizar processos: Rotinas como envio de boletos, emissão de nota fiscal, avisos de depósito, apuração de impostos e diversos outros podem ser feitas de forma automática, garantindo agilidade dos processos;
  • Economizar tempo: Um sistema possibilita também integração com site (área do cliente), que poderá economizar o tempo destinado a envio de boletos e declaração de rendimentos, por exemplo.
  • Aumentar a produtividade da equipe: Com a automação de processos, você realiza tarefas em menos tempo e pode direcioná-lo para outras funções. Além disso, também pode delegar outras atividades à sua equipe que gastava horas fazendo algo que o sistema entrega em minutos;
  • Controlar informações: Através de um sistema você controla facilmente vencimentos de contrato, vencimento de seguro incêndio, pagamentos atrasados, reajustes, etc.
  • Gerenciar sua imobiliária: Com os contratos cadastrados no sistema você possui gráficos que te ajudam a gerenciar importantes indicadores como análise dos motivos das rescisões, desempenho geral, situação do imóvel, etc.

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Curso: Locação como Mantenedor Financeiro da Imobiliária

Rosalvo Barreto, profissional de renome no mercado imobiliário, defende que uma imobiliária profissionalizada depende da locação para se manter, e o resultados das vendas de lançamentos e avulsos é totalmente lucro. Por isso, desenvolveu o curso  “Locação como Mantenedor Financeiro da Imobiliária” que é voltado para diretores e trata do diagnóstico da imobiliária, seja ela de qualquer tamanho. Além disso, ensina como como deixar a imobiliária mais preparada financeiramente para o futuro e como crescer sua carteira de locação.

Como incentivar sua equipe a trabalhar com locação

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Muitos proprietários de imobiliárias não gostam de trabalhar com locação, então o mesmo acontece com corretores e captadores. Portanto, se você deseja começar a investir nesse setor será necessário também incentivá-los financeiramente. A remuneração para o corretor que fecha um contrato de locação varia de 40 a 45% do valor referente ao primeiro aluguel pago pelo locatário, mas pode chegar até 60% se a imobiliária quiser investir neste incentivo. Para os captadores que geralmente recebem 15% do primeiro aluguel o incentivo pode chegar a 25%.

É muito comum nas imobiliárias a contratação de um atendente de locação para ficar responsável pelo setor. Ele não faz visitas, mas realiza atendimentos, empréstimo de chaves, contrato e demais tarefas administrativas, deixando os corretores focados em vendas. Este profissional costuma ganhar salário fixo e uma remuneração variável, dependendo de cada imobiliária.

Dica: Se estiver lidando com uma equipe nova, também invista em cursos e treinamentos. Procure o CRECI e Secovi da sua região e verifique a agenda de cursos.

Conclusão

O mercado imobiliário é cíclico e assim como os demais também sofre de altos e baixos. Crises e dificuldades sempre vão existir, sejam elas econômicas ou até mesmo por algum motivo especifico de sua região. Porém, se você estiver estruturado e com uma carteira de locação sólida e rentável, certamente sua imobiliária será capaz de atravessar qualquer crise, pois ela vai garantir a tão sonhada receita recorrente.

14 Comentários


  1. Olá Pedro, muito bom o texto. Parabéns. Quando a imobiliária tem um atendente de locação com salário fixo qual a porcentagem de comissão ela paga no primeiro aluguel?
    Quando o captador também tem salário fixo quanto ele recebe de comissão do primeiro aluguel?
    Mais sucesso.

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    1. Que bom que gostou do conteúdo Lorenzo, ficamos contente com seu feed-back 🙂

      Respondendo a sua primeira pergunta. Não e uma regra, mas em geral as imobiliárias de locação possuem atendentes de locação com salario fixo. As imobiliárias com uma gestão mais moderna e focada em uma gestão por resultados costumam para uma comissão ou Bônus por novas locações.

      Atendente de Locação

      1 – Ganha bônus se atingir a meta de novas locações por mês. (Ex: se alugar 5 imoveis ganha R$200,00 – e constroem uma tabela progressiva)

      Este modelo você foca no volume de locações, independente do valor do aluguel.

      2 – Comissão pelo valor do Aluguel – A cada nova locação o atendente ganha 5% do valor do aluguel (Este valor pode variar de imobiliária para imobiliária)

      Com relação a segunda pergunta:

      Captador

      1 – Ganha um bônus se atingir a meta de captações por mês. (Ex: se captar 5 imoveis ganha R$100,00 ou x reais por captação) – não sei se você trabalha só com locação com exclusividade mas se trabalhar com os dois modelos (exclusiva e autorizada) e interessante remunerar melhor as captações com exclusividade. Neste modelo você foca no volume de locações, independente do valor do aluguel.

      2 – Comissão pelo valor do Aluguel – A cada captação alugada ganha 10% do valor do aluguel. (Este valor pode variar de imobiliária para imobiliária)

      3 – Comissão pelo valor da Taxa de Intermediação (Comissão do primeiro aluguel) – A cada captação alugada ganha 20% da taxa de intermediação, assim você envolve seus captadores a se interessarem em captar com uma boa taxa de intermediação.

      Espero ter ajudado. Se tiver alguma duvida ainda não hesite em nos contactar novamente.

      Forte Abraco

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  2. legal que achou interessante Tulio! Continue acompanhando nossos posts! Grande abs

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  3. legal que achou interessante Tulio! Continue acompanhando nossos posts! Grande abs

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  4. Pedro Henrique,

    Achei muito interessante essas informações. Gostaria de saber se você teria indicação de um curso presencial do passo a passo da administração de imoveis. Vou começar a administrar alguns imoveis, mas preciso ter conhecimento de como emitir darfs, pagamento iptu, contas, como fazer contratos, etc….
    Ahhh tambem fiz mba de Gestão Empresarial na FGV 🙂

    Muito obrigada,
    Tãnia

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    1. Que bom que você gostou Tânia 🙂 Não deixe de ver esse infográfico que vai ajuda-la bastante a entender a rotina da imobiliária: http://universalsoftware.com.br/blog/infografico-como-funciona-rotina-de-uma-imobiliaria-locacao/

      Quanto a indicação de um curso presencial vai depender de onde você está no Brasil (não consegui descobrir rsrsrs) Mas o Secovi, CRECI e Sindimóveis costumam oferecer esses cursos.

      Mas já tive ótimas referencias dos cursos abaixos:

      http://sindimoveismg.com.br/cursos-de-qualificacao/administracao-de-imoveis

      http://www.secovimg.com.br/cursos/administracao-dos-contratos-de-locacao/

      Espero ter ajudado 🙂

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  5. Olá Pedro ótimas informações!!!!

    Eu tenho uma imobiliária e trabalho com venda de loteamentos, estou estudando criar novos departamentos, inclusive gestão de aluguel. Eu ouvi dizer que algumas imobiliárias trabalham garantindo ao proprietário do imóvel o recebimento do aluguel. Isso realmente é praticado como funciona?

    Outra pergunta, se eu tiver uma carteira com 100 clientes gerando boleto para pagamento todo o dinheiro vai entrar na conta da imobiliária certo? E nesse caso eu teria que fazer 100 TEDs por mês, além de gerar taxas de impostos mensais pra cada um? Existe uma forma prática para trabalhar com isso?

    Obrigado
    Gabriel

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    1. Olá Gabriel,

      com relação a primeira pergunta isso realmente acontece em algumas imobiliárias. Pode ser através de seguro fiança (onde uma seguradora garante esse pagamento) ou a própria imobiliária garantir esse pagamento por um determinado período.

      Já em relação a segunda pergunta o dinheiro vai para conta da imobiliária e você deve repassar o aluguel para o Locador, via cheque, doc, tef, ted ou até mesmo em espécie. O imposto que você vai pagar incide apenas no percentual da seus honorários (taxa de administração). Para facilitar esse processo e ser mais simples as imobiliárias contratam um sistema de administração de contratos que cuida dessa parte burocrática e auxilia na gestão da administração dos imóveis. Se tiver interesse em conhecer melhor depois acesso nosso site: http://www.universalsoftware.com.br/imoview-adm-desktop.php

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    1. Que bom que gostou do post Débora, isso só nos motiva a continuar escrevendo. Espero que tenha realmente lhe ajudado.

      Continue acompanhando nosso Blog. abs

      Responder

      1. Pedro, me tire uma duvida por favor… se o corretor faz captação de um imóvel para locação, o imovel é alugado, ele recebe pela captação e pela locação, ”uma dobrada” ok… quando esse imovel for alugado novamente por um novo cliente , em novo contrato, qual o comissionamento devido ao corretor que captou o imovel???
        Sabendo que a imobiliaria fica com o 1º mes de aluguel a cada novo contrato..
        Agradeço a atenção.
        Rosa Barbosa

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        1. Rosa,

          Isso vai depender da politica de comissionamento de cada imobiliaria.

          Tem imobiliária que paga apenas na primeira locação e tem imobiliária que paga em toda nova locação.

          O comissionamento também varia muito de cada imobiliária, vejo constantemente as seguintes práticas:

          a) % sobre o valor do aluguel
          b) % sobre a taxa de intermediação (taxa do primeiro aluguel)

          Responder

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