Como Conseguir Melhores Resultados Com Administração de Imóveis

Tempo de leitura: 10 minutos

O setor de locação de imóveis sempre foi visto como o “patinho feio” do mercado imobiliário. Por isso, muitas imobiliárias optam por não trabalhar com locação e se trabalham, não dão a devida atenção a este setor. Alguns dos motivos são:

  • É problemático
  • Toma muito tempo
  • Comissão pequena, se comparado a venda
  • Processo complexo
  • Requer bastante conhecimento

No entanto, com a queda do mercado de venda de lançamentos e de avulsos, a maioria das imobiliárias que sobreviveram à crise foram exatamente as que tinham uma sólida carteira e sabiam trabalhar com administração de imóveis de locação. Já as que não possuíam este foco, certamente abriram os olhos e começaram a se movimentar para essa atividade.

Administrar imóveis é para profissionais

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Devido às dificuldades citadas acima, podemos perceber que administrar imóveis com excelência é assunto para profissionais e não para amadores. Digo isso porque é uma atividade extremamente complexa, que exige muito conhecimento e gestão de informações para que não acabe se perdendo no processo e ficando maluco.

O profissional que se aventura a trabalhar com aluguel deve estar disposto e ciente de que vai lidar com problemas todos os dias. Afinal, essa é a principal razão pela qual o proprietário paga a imobiliária para cuidar do seu imóvel. Se fosse fácil provavelmente não haveria imobiliárias para administrar locações de imóveis.

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Então, aqui vão algumas dicas:

  • Agradeça todos os dias por esses problemas existirem. Se não fosse por eles, seu cliente não precisaria de você.
  • Saiba como lidar com esses problemas.
  • Reúna uma equipe com atitude e proatividade, independente de serem duas ou quinze pessoas.
  • Tenha um processo de trabalho organizado para dar conta do crescimento.
  • Seja paciente, pois locação de imóveis traz retorno a longo prazo. O que vale a pena é o somatório das comissões (volume) e a recorrência.

Esta imagem ilustra muito bem como as pessoas de fora pensam que é administrar um imóvel e como realmente é. Só quem vive o mundo da locação sabe o quanto é difícil e complexo.

EXPECTATIVA

Organização do processo

Fazendo um estudo em diversas imobiliárias, dos mais variados tamanhos e lugares do Brasil, percebeu-se que todas elas possuem um padrão muito semelhante para trabalhar com locação de imóveis. Tal padrão é dividido em duas fases:

1ª Fase: Comercial (Intermediação da locação)

Nesta primeira etapa, que é a parte comercial, concentram-se atividades com vocação estritamente comercial, como:

  • Captação de imóveis conciliando quantidade (volume) e qualidade;
  • Divulgação dos imóveis no site, portais, placas e demais meios utilizados pela imobiliária;
  • Realizar atendimentos por telefone, e-mail, chat on-line ou presencial, mostrando os imóveis disponíveis a partir do perfil do cliente;
  • Agendar empréstimo de chave ou visitas com clientes aos imóveis selecionados e, após as visitas, colher o parecer deles;
  • Negociar propostas;
  • Entender o retorno do cliente e passar o feedback ao proprietário do imóvel;
  • Recolher a documentação necessária do cliente e realizar a análise cadastral;
  • Assinatura do contrato de locação e vistoria (Fechamento do negócio).

Percebam que a “coluna vertebral” desta etapa nada mais é do que um Funil de Vendas. Ou seja, a parte comercial termina ao alugar o imóvel e assinar o contrato. Todo esse processo é bastante semelhante ao da própria venda, com a diferença de que aqui começa a administração de imóveis:

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2ª Fase: Administração do contrato

Com o contrato de locação devidamente assinado mergulhamos na segunda parte, que é a administração dos contratos. Nesta fase concentram-se atividades com vocação mais administrativas, como:

Enfim, com a lista acima dá pra ver o tamanho do trabalho que é a administração de um imóvel. São muitas atividades e sem a utilização de um sistema de administração fica muito difícil administrar com qualidade e eficiência todo esse leque de variáveis.

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Além disso, há um entendimento muito perigoso de que a imobiliária deve ficar atenta somente a sua comissão ou taxa de administração. Esse é um erro que pode ser fatal no seu negócio e que se inobservado, é capaz de te levar a falência.

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Administração financeira

Muito mais do que somente o aluguel e sua taxa de administração, você deve ficar atento a todas as contas que passam pela sua imobiliária. A falta de organização e eficiência na administração podem lhe causar dores de cabeça e até grandes prejuízos. Por isso, trazemos dois motivos especiais para te convencer a olhar com mais cuidado para esta questão:

Motivo 1: Você pode estar pagando contas para clientes

Tenho certeza que você não quer pagar a conta de ninguém, mas sabemos que muitas vezes isso é inevitável e até inerente a atividade de administração de imóveis. É comum uma imobiliária pagar uma determinada conta para o locador e descontar do aluguel.

Mas a pergunta é: Você tem certeza de que toda conta que você paga pra ele é descontada?

Talvez uma parcela de IPTU ou condomínio que você paga e seu funcionário “esquece” de descontar vai lhe fazer trabalhar “de graça” neste contrato para pagar o prejuízo. Falo isso porque se ocorre esse tipo de erro, ele se torna um prejuízo para a imobiliária e dificilmente será percebido no meio de tantas contas.

Motivo 2: Você administra 100% e muito mais

Inicialmente pode parecer estranho, mas funciona como se fosse um iceberg. A sua taxa de administração (10% em média) é o seu faturamento, mas os outros 90% também passam pela sua conta ou pelo seu caixa. Portanto, a atenção não precisa ser redobrada e sim multiplicada por 10 já que, além do seu dinheiro, você também cuida do dinheiro do seu cliente. Então, fique muito atento a todo volume de dinheiro que passa dentro da sua imobiliária. Não caia na ilusão de que você está com muito dinheiro na conta pois, teoricamente, a parte da imobiliária são os 10%. Os outros 90% são de seus clientes e devem ser repassados.

Pescar em aquário

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Comece a quebrar preconceitos e não enxergue mais a locação como patinho feio da história, mas sim como um porto seguro do seu negócio. Além de lhe dar segurança, a locação pode garantir o pagamento das suas despesas e até se tornar extremamente lucrativo. Já parou para pensar na quantidade de clientes que orbita uma imobiliária que trabalha com locação?

  • Locatários
  • Locadores
  • Fiadores

Por que não vender imóveis pra eles também? Dessa forma, você vai conseguir fidelizar e atender cada vez melhor sua carteira de clientes, além de aumentar o seu faturamento. Não estamos dizendo que é fácil, mas se tem uma palavra que vai te ajudar muito a enfrentar todos os problemas da administração de imóveis é: organização.

Conseguindo organizar suas informações e processos, certamente você vai se dar bem fará uma bela administração de imóveis.

Você também pode gostar de “Como transformar fiadores em clientes.”

Como um sistema de administração de imóveis de locação pode ajudar sua imobiliária

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A tecnologia existe para facilitar nosso dia a dia, nos auxiliando em diversos tipos de tarefas. Como já mencionamos, administrar contratos de locação exige esforço e organização, o que toma grande parte do tempo. Por isso, utilizar um sistema é a maneira mais ágil e segura de gerenciar este setor em sua imobiliária. Através dele, você pode:

  • Automatizar processos: Rotinas como envio de boletos, emissão de nota fiscal, avisos de depósito, apuração de impostos e diversos outros podem ser feitas de forma automática, garantindo agilidade dos processos;
  • Economizar tempo: Um sistema possibilita também integração com site (área do cliente), que poderá economizar o tempo destinado a envio de boletos e declaração de rendimentos, por exemplo.
  • Aumentar a produtividade da equipe: Com a automação de processos, você realiza tarefas em menos tempo e pode direcioná-lo para outras funções. Além disso, também pode delegar outras atividades à sua equipe que gastava horas fazendo algo que o sistema entrega em minutos;
  • Controlar informações: Através de um sistema você controla facilmente vencimentos de contrato, vencimento de seguro incêndio, pagamentos atrasados, reajustes, etc.
  • Gerenciar sua imobiliária: Com os contratos cadastrados no sistema você possui gráficos que te ajudam a gerenciar importantes indicadores como análise dos motivos das rescisões, desempenho geral, situação do imóvel, etc.

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Curso: Locação como Mantenedor Financeiro da Imobiliária

Rosalvo Barreto, profissional de renome no mercado imobiliário, defende que uma imobiliária profissionalizada depende da locação para se manter, e o resultados das vendas de lançamentos e avulsos é totalmente lucro. Por isso, desenvolveu o curso  “Locação como Mantenedor Financeiro da Imobiliária” que é voltado para diretores e trata do diagnóstico da imobiliária, seja ela de qualquer tamanho. Além disso, ensina como como deixar a imobiliária mais preparada financeiramente para o futuro e como crescer sua carteira de locação.

Conclusão

O mercado imobiliário é cíclico e assim como os demais também sofre de altos e baixos. Crises e dificuldades sempre vão existir, sejam elas econômicas ou até mesmo por algum motivo especifico de sua região. Porém, se você estiver estruturado e com uma carteira de locação sólida e rentável, certamente sua imobiliária será capaz de atravessar qualquer crise, pois ela vai garantir a tão sonhada receita recorrente.

Se você está começando e tem até 50 ou até 100 contratos você consegue administra-los de forma manual, com ajuda de planilhas. Mas quando a sua imobiliária ultrapassa esse número já começa a ficar mais complicado e surgem alguns problemas que poderia ser evitados com a utilização de um sistema para administração de imóveis.

Ter um sistema imobiliário vai lhe ajudar a administrar os contratos de locação com mais facilidade, menor custo com pessoal e com um tempo infinitamente menor.

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18 Comentários


  1. Olá Pedro, muito bom o texto. Parabéns. Quando a imobiliária tem um atendente de locação com salário fixo qual a porcentagem de comissão ela paga no primeiro aluguel?
    Quando o captador também tem salário fixo quanto ele recebe de comissão do primeiro aluguel?
    Mais sucesso.

    Responder

    1. Que bom que gostou do conteúdo Lorenzo, ficamos contente com seu feed-back 🙂

      Respondendo a sua primeira pergunta. Não e uma regra, mas em geral as imobiliárias de locação possuem atendentes de locação com salario fixo. As imobiliárias com uma gestão mais moderna e focada em uma gestão por resultados costumam para uma comissão ou Bônus por novas locações.

      Atendente de Locação

      1 – Ganha bônus se atingir a meta de novas locações por mês. (Ex: se alugar 5 imoveis ganha R$200,00 – e constroem uma tabela progressiva)

      Este modelo você foca no volume de locações, independente do valor do aluguel.

      2 – Comissão pelo valor do Aluguel – A cada nova locação o atendente ganha 5% do valor do aluguel (Este valor pode variar de imobiliária para imobiliária)

      Com relação a segunda pergunta:

      Captador

      1 – Ganha um bônus se atingir a meta de captações por mês. (Ex: se captar 5 imoveis ganha R$100,00 ou x reais por captação) – não sei se você trabalha só com locação com exclusividade mas se trabalhar com os dois modelos (exclusiva e autorizada) e interessante remunerar melhor as captações com exclusividade. Neste modelo você foca no volume de locações, independente do valor do aluguel.

      2 – Comissão pelo valor do Aluguel – A cada captação alugada ganha 10% do valor do aluguel. (Este valor pode variar de imobiliária para imobiliária)

      3 – Comissão pelo valor da Taxa de Intermediação (Comissão do primeiro aluguel) – A cada captação alugada ganha 20% da taxa de intermediação, assim você envolve seus captadores a se interessarem em captar com uma boa taxa de intermediação.

      Espero ter ajudado. Se tiver alguma duvida ainda não hesite em nos contactar novamente.

      Forte Abraco

      Responder

  2. legal que achou interessante Tulio! Continue acompanhando nossos posts! Grande abs

    Responder

  3. legal que achou interessante Tulio! Continue acompanhando nossos posts! Grande abs

    Responder

  4. Pedro Henrique,

    Achei muito interessante essas informações. Gostaria de saber se você teria indicação de um curso presencial do passo a passo da administração de imoveis. Vou começar a administrar alguns imoveis, mas preciso ter conhecimento de como emitir darfs, pagamento iptu, contas, como fazer contratos, etc….
    Ahhh tambem fiz mba de Gestão Empresarial na FGV 🙂

    Muito obrigada,
    Tãnia

    Responder

    1. Que bom que você gostou Tânia 🙂 Não deixe de ver esse infográfico que vai ajuda-la bastante a entender a rotina da imobiliária: http://universalsoftware.com.br/blog/infografico-como-funciona-rotina-de-uma-imobiliaria-locacao/

      Quanto a indicação de um curso presencial vai depender de onde você está no Brasil (não consegui descobrir rsrsrs) Mas o Secovi, CRECI e Sindimóveis costumam oferecer esses cursos.

      Mas já tive ótimas referencias dos cursos abaixos:

      http://sindimoveismg.com.br/cursos-de-qualificacao/administracao-de-imoveis

      http://www.secovimg.com.br/cursos/administracao-dos-contratos-de-locacao/

      Espero ter ajudado 🙂

      Responder

  5. Olá Pedro ótimas informações!!!!

    Eu tenho uma imobiliária e trabalho com venda de loteamentos, estou estudando criar novos departamentos, inclusive gestão de aluguel. Eu ouvi dizer que algumas imobiliárias trabalham garantindo ao proprietário do imóvel o recebimento do aluguel. Isso realmente é praticado como funciona?

    Outra pergunta, se eu tiver uma carteira com 100 clientes gerando boleto para pagamento todo o dinheiro vai entrar na conta da imobiliária certo? E nesse caso eu teria que fazer 100 TEDs por mês, além de gerar taxas de impostos mensais pra cada um? Existe uma forma prática para trabalhar com isso?

    Obrigado
    Gabriel

    Responder

    1. Olá Gabriel,

      com relação a primeira pergunta isso realmente acontece em algumas imobiliárias. Pode ser através de seguro fiança (onde uma seguradora garante esse pagamento) ou a própria imobiliária garantir esse pagamento por um determinado período.

      Já em relação a segunda pergunta o dinheiro vai para conta da imobiliária e você deve repassar o aluguel para o Locador, via cheque, doc, tef, ted ou até mesmo em espécie. O imposto que você vai pagar incide apenas no percentual da seus honorários (taxa de administração). Para facilitar esse processo e ser mais simples as imobiliárias contratam um sistema de administração de contratos que cuida dessa parte burocrática e auxilia na gestão da administração dos imóveis. Se tiver interesse em conhecer melhor depois acesso nosso site: http://www.universalsoftware.com.br/imoview-adm-desktop.php

      Responder

    1. Que bom que gostou do post Débora, isso só nos motiva a continuar escrevendo. Espero que tenha realmente lhe ajudado.

      Continue acompanhando nosso Blog. abs

      Responder

      1. Pedro, me tire uma duvida por favor… se o corretor faz captação de um imóvel para locação, o imovel é alugado, ele recebe pela captação e pela locação, ”uma dobrada” ok… quando esse imovel for alugado novamente por um novo cliente , em novo contrato, qual o comissionamento devido ao corretor que captou o imovel???
        Sabendo que a imobiliaria fica com o 1º mes de aluguel a cada novo contrato..
        Agradeço a atenção.
        Rosa Barbosa

        Responder

        1. Rosa,

          Isso vai depender da politica de comissionamento de cada imobiliaria.

          Tem imobiliária que paga apenas na primeira locação e tem imobiliária que paga em toda nova locação.

          O comissionamento também varia muito de cada imobiliária, vejo constantemente as seguintes práticas:

          a) % sobre o valor do aluguel
          b) % sobre a taxa de intermediação (taxa do primeiro aluguel)

          Responder

  6. Bom dia!
    Pagamos a comissão sob a taxa de intermediação, para imóveis novos e renovações. Sob o valor que a empresa recebe, 45% vai para o depto. de locação, da seguinte forma: 35% para gerente, 15% para a captadora e 10 % para atendentes e todas as outras, fechando os 100%. Acreditando que isso não estimula as atendentes e também a captadora, decide colocar metas e se atingidas elas ganharão mais (2 atendentes e a captadora). Acontece que não posso mexer em valores a mais da empresa e teria que tirar das que trabalham na área administrativa. Você teria alguma sugestão para me dar? Obrigada.

    Responder

    1. Olá Sandra,

      Entendo seu dilema e diversos gestores passam por isso também. A minha sugestão é que você remunerasse cada departamento de acordo com sua produtividade.

      Então a equipe comercial receberia pela novas locações e a equipe administrativa pelas renovações e também pelo crescimento da carteira (Novos x rescindidos) assim eles podem também combater as rescisões.

      20% para captação e 20% para atendente que alugou são bons percentuais diante do praticado no mercado.. Se você quiser ser ainda mais agressiva pode aumentar ainda mais esses percentuais.

      Espero ter ajudado.

      abs

      Responder

  7. Bom dia, tudo bem?
    Parabéns pela matéria, informações de fundamental importância na gestão imobiliária.

    Trabalho em uma imobiliária em São Paulo e fazemos a administração de diversas locações. Gostaria de sua opinião em dois assuntos, pensando na otimização da atividade e agilidade no processo e no trabalho de administração de locação como um todo.

    1) Formato de cobrança e repasse de aluguel e despesas: No seu entendimento e experiencia, qual é a melhor forma tratar essa parte financeira, pensando em uma maior facilidade e controle do processo de receber o aluguel + despesas e depois fazer o devido repasse? Atuamos oferecendo três opções aos proprietários e confesso, não me parece que está sendo muito prático.

    2) Equipe: Você sugere algum formato e número de pessoas adequados para as atividades de administração de locação, considerando todo esse volume de atividades, conforme foram bem descritos na sua matéria?

    Minhas perguntas envolvem justamente alguns problemas que temos aqui na equipe de administração de locações, em controlar essas responsabilidades e esses dois pontos acima citados me parecem ser o que mais precisam de atenção para algum ajuste ou mudança. Mesmo usando um sistema de gestão para administração de locação, estamos patinando no que diz respeito à excelência nessa atividade.

    Abs!

    Responder

    1. Olá Rudney, Obrigado pelo feed back e pela participação em nosso Blog. Excelentes perguntas por sinal 🙂

      1) Acredito que ter um padrão otimiza o trabalho de quem está de frente na operação em gera maior eficiencia operacional devido a escala. Então para receber o aluguel BOLETO e para repasse do aluguel Transferência Bancária (via arquivo remessa para não ficar cadastrando um a um)

      2) Tamanho da equipe e segmentação do time vai ser algo que vai evoluir conforme sua carteira for crescendo. No inicio todo mundo faz de tudo mas depois para ser mais eficiente os times começam a se especializar em alguns processos. No próximo estudo do Benchmark Imobiliário (sai no final de Outubro) você poderá ter acesso a esses dados como quantidade de funcionários na locação x imóveis administrados.

      Aproveitando a sua dúvida esse mês iremos lançar o nosso material mais rico até hoje: O Guia completo da administração de imóveis para imobiliárias digitais. Fique ligado pois poderá lhe ajudar a organizar esses processos 🙂

      Se também quiser conhecer nossa plataforma e ver como temos conseguido ajudar imobiliárias a se tornarem mais eficientes e digitais só acessar o link abaixo e bater um papo com um de nossos consultores. Vai ser um prazer ajuda-lo

      http://www.universalsoftware.com.br/imoview-adm.php

      Espero ter ajudado. abssss

      Responder

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